Die Beweger

die Situation & erreichte Ziele

• im Fokus der Presse stehendes, bekanntes Unternehmen „hinter den Kulissen“
• projektabhängig teils starke Fluktuation von Mitarbeitern und Freelancern
• hauseigene IT musste während Corona aufgelöst werden, angestammte Fachkräfte sind dadurch abgewandert
• vielfältige Aufgaben und Projektplanungsbedarf
• Datensicherungsaufwand der SAP-basierten Branchenlösung und Speicherbedarf minimiert
• eigene Webanwendung zur Buchung von Tickets und Kontaktpflege mit Ticketkunden ist dank Web-Application Hosting schnell und sicher verfügbar
• Vereinheitlichung von Mail und Datenhaltung, zusätzliche Sicherheit durch Mailarchivierung
• externe und Freelancer können mit kurzfristig skalierbarer Ausstattung bestückt werden

eingesetzte Produkte

das ist ein Bonus

• nach angespannter Situation während der Corona-Jahre bietet das flexibel skalierbare ExcellIT-Modell finanzielle Entlastung durch verringerte Kapitalbindung

Show in den Adern, das macht man selbst!

Die Eventbranche, gerade was den Festival-, Konzert- und Messebereich angeht, ist ein spannendes Geschäft – besonders für ein Unternehmen wie Eventidoo. Hier wird der Anspruch gelebt, die gesamte Wertschöpfungskette von Marktforschung über Locationscouting bis hin zur Vermarktung der Veranstaltung aus einer Hand zu leisten. Für die Inhaber/Geschäftsführer ist dieser Anspruch jedoch vollauf logisch: Nur wenn man selbst alle Aspekte eines Events regelt, kann das Event so gestaltet werden, wie es der Idee entspricht.

Nur logisch war, dass somit auch die EDV aus hauseigener Abteilung bestückt und betrieben wurde, bis zum Betrieb der Branchenlösung auf Basis von SAP auf eigenen Servern; und der Erfolg der eigenen Events – sowohl wirtschaftlich als auch in der Pressekritik – gibt dem Ansatz alles aus einer Hand zu machen recht: Eventidoo Veranstaltungen zählen zu den wirtschaftlich erfolgreichsten, auch die Kritiker sind begeistert.

Dann kam Corona….

Mit den Lockdowns während den Corona-Wellen ändert sich das alles: Massenveranstaltungen sind vom einen Tag auf den anderen zumindest unattraktiv, schnell jedoch auch (als Essenz von Abstandregeln, lokalen Richtlinien und ähnlichem) unmöglich. Neue Events werden praktisch nicht geplant, bereits organisierte müssen ein ums andere Mal verschoben werden – die Kosten laufen weiter, teils stehen Rückforderungen von Gästen für Ticketpreise an, Löhne und Gehälter müssen weitergezahlt werden.

Schweren Herzens wird die Entscheidung getroffen, Aufgabenbereiche, die nicht originär mit dem Showgeschäft zu tun haben, vorübergehend stillzulegen oder dauerhaft auszulagern. Eine der ersten Abteilungen, die das trifft: Die IT-Abteilung. Die Mitarbeiter zeigen Verständnis, zumal ihre Fähigkeiten während Corona auf dem Markt heiß begehrt sind: Schnell sind neue, dauerhafte Verträge geschlossen, mit fataler Folge: Als das gesellschaftliche Leben langsam wieder starten darf, gibt es niemanden mehr, der die IT hausintern betreiben kann.

Glücksfall Outsourcing

Die Branchensoftware wird durch den Anbieter betreut und gewartet, doch wer sorgt in Zukunft für laufende Systeme abseits von SAP?

Intensive Marktrecherche führt zum Entschluss, zukünftig vermehrt auf Managed Services zu setzen, auch hier wird aber der „aus einer Hand“ Ansatz gewünscht. Eine Vielzahl von Anbietern und Ansprechpartnern ist unproduktiv und führt zu Verantwortlichkeitsflipper. Deshalb ist der business. simply. works. Ansatz der ExcellIT Produkte ein überzeugendes Argument: Nutzerverwaltung aus der Cloud, gepaart mit einer flexiblen Nutzbarkeit der Microsoft Office Produkte, die in Business Workspace enthalten sind; zusätzlich ist dieses Modell schnell und kostengünstig skalierbar: Nutzer können projektbezogen zugebucht werden, nach Projektabschluss kann hier wieder herunterskaliert werden: Dennoch kann durch die, im Business Workspace integrierte E-Mail Archivierung alle Kommunikation vorgehalten werden. Genauso einfach ist auch die Situation, was Endgeräte angeht: Die ExcellIT Hardware-Miete ist hier flexibel zur Stelle, beispielsweise zur Bestückung von temporären Stationen wie Kassenhäuschen und ähnlichem. Ein weiterer Punkt, der für die Unternehmensleitung in Zukunft kein Showstopper mehr sein muss, ist die Sicherung der Branchensoftware. ExcellIT System Backup bietet hier nicht nur Full-Restore, sondern auch die Möglichkeit der Wiederherstellung einzelner Datenbankeinträge für den Fall der Fälle. Das Applicationhosting, auf dessen Basis die (eigenentwickelte) Buchungsverwaltung sowie die hauseigene Konzert-App bereitgestellt wird. Ergänzt das System, genauso wie das sichere Gefühl, durch gute Ergebnisse beim Penetrationstest – Ticketbuchungen sind voll von personenbezogenen Daten, ein Databreach wäre sowohl finanziell wie auch für den Ruf des Unternehmens katastrophal.