Die Losleger

die Situation & erreichte Ziele

• junge, innovative Firma aus dem Green-Tech Sektor
• wachsendes Team,
• keine eigene EDV-Abteilung, auch nicht gewünscht
• Bring Your Own Device (BYOD) wird aktiv gelebt
• hoher Anteil von Homeoffice und Außendienst
• Website ist durch leistungsstarkes Hosting in SEO-Werten gestiegen, ohne Kosten für AdWords
• eigene Webanwendung zur Planung von Anlagen ist dank Web-Application Hosting schnell und sicher verfügbar
• Kundenkontakte, Abrechnung und Finanzbuchhaltung werden durch ERP spielend verwaltet, gleichzeitig können Angebote und Aufträge direkt vor Ort und von überall eingesehen und bearbeitet werden
• Vereinheitlichung von Mail und Datenhaltung

eingesetzte Produkte

das ist ein Bonus

• Alle eingesetzten Produkte werden mit Strom aus sauberen, nachhaltigen Quellen betrieben.

Dynamik ist DNA des Unternehmens geblieben

Die Gründung ist nun einige Jahre her, der Ansturm auf erneuerbare Energien ist weiterhin ungebrochen und so ist das Team inzwischen auf sechs Mitglieder angewachsen: Zwei Kollegen sind beständig unterwegs zu Kunden und Interessenten, während das Backoffice Team verschiedene Verwaltungsaufgaben wahrnimmt: Hauptsächlich vom Homeoffice werden Termine gemacht, die Buchhaltung erledigt, Unterlagen vorbereitet und für die Kollegen im Außendienst bereitgestellt.

Wo hat die Reise begonnen?

In der Anfangszeit wurde hier hauptsächlich mit Word und Excel gearbeitet, oftmals wurde von der privaten E-Mail-Adresse aus versendet – flexibel, doch gerade bei der Arbeit mit öffentlichen Auftraggebern oftmals als wenig seriös eingestuft; der Austausch von Daten geschah häufig per E-Mail oder über private Dropbox-Lösungen – auch das löste immer wieder kritische Blicke bei Ansprechpartnern aus.

Auch wenn das Thema DSGVO natürlich immer im Hinterkopf präsent war, wurde in der turbulenten Gründungsphase immer wieder mal »fünfe grade sein gelassen« – ein Zustand, der glücklicherweise nie zu einem reportpflichtigen Vorfall führte, aber soweit wollten es die beiden Gründer nicht kommen lassen: „Eine professionelle Lösung – die dennoch erlaubt, flexibel und mit Beibehaltung unserer offenen Struktur weiterzuarbeiten – musste her.“

Warum die ExcellIT-Produkte

Der Einsatz eines eigenen Servers „on prem“ scheidet aus: Wo soll der stehen, wer soll ihn im Tagesgeschäft betreuen? Ähnlich sieht es mit Blick auf Co-Location Hosting oder einen Dedicated Server aus. Die beiden Gründer suchen nach einer Lösung und einem Partner, der diese mit Ihnen gemeinsam umsetzen kann: Vor Implementierung der Lösung wird der jeweilige Bedarf erörtert: Schnell zeigt sich, dass ein vollständiger Server nicht gebraucht wird: Die anfallenden kaufmännischen Arbeiten können im ExcellIT ERP-System abgebildet und verwaltet werden, andere Aufgaben zur Gänze auf den Endgeräten der Nutzer: Für den Datenaustausch und die Zusammenarbeit bietet sich Global Homebase an, eine kostengünstige Alternative zu Microsoft Azure und vergleichbaren Produkten, zumal komplett aus Rechenzentren in Deutschland, somit bei vollständiger DSGVO-Konformität. Diese ist auch der Grund für die Abkehr von den bisher genutzten, unverwalteten E-Mail-Adressen bei einem amerikanischen Suchmaschinenanbieter. Zwar waren diese kostenfrei, schnell und mit der Möglichkeit auch große Dateien zu versenden. Der Mangel an der Einhaltung der DSGVO, andererseits die Frage, wie bei Ausscheiden eines Mitarbeiters mit den Adressen und den Inhalten verfahren wird, verdeutlichte den Gründern aber den Handlungsbedarf. Auch hier bietet ExcellIT mit dem Mailhosting eine überzeugende Lösung an. Abgerundet wird das Paket durch den Umzug der Website zum technisch SEO-optimierten Webhosting, bzw. dem kurz danach umgesetzten Launch der unternehmenseigenen App, die (Front- wie Backend) folgerichtig im ExcellIT Application-Hosting Ihre digitale Heimat findet.

Dass die genutzten Produkte obendrein durchweg mit sauberem Strom und minimiertem CO₂-Fußabdruck betrieben werden, freut das Team von equallyte mit dem Hintergrund des eigenen Unternehmenszwecks besonders.